Domina al correo electrónico

Actualmente, es muy probable que tu primer contacto con tu jefe y tus compañeros de trabajo sea por correo electrónico. Así es que debes dar una buena primera impresión – ¡no seas un desastre! La mayoría de la gente sí lo es y luego no entiende por qué nadie le responde.

Cuando los correos electrónicos que envías son inadecuados, los destinatarios terminan por ignorarlos o borrarlos. Esta es la manera en que debes mandar correos electrónicos. Si la lista te parece muy larga, con que abarques los primeros tres puntos, ya serás mejor que el promedio de los empleados en lo que respecta al manejo del correo electrónico.

1. ¡Usa el espacio donde dice “asunto”! Escribe de 2 a 7 palabras en ese espacio para que resumas el motivo de tu mensaje. Si estoy buscando tu correo, las palabras clave que anotes como asunto me ayudarán a encontrarlo entre el resto de los correos que me enviaste, si acaso nos escribimos constantemente. Aclara si el correo no requiere respuesta.

2. Sólo escribe tres enunciados, en la mayoría de los casos. Si una de esas frases es una pregunta, ponla al final. No hagas más de una pregunta. Cuando empiezas una conversación estas tres frases serán lo más importante. El gesto revela que valoras tu tiempo y no lo pierdes escribiendo largos párrafos acerca de algo que no me interesa, que no me importa, o que no he pedido. Esto demuestra que también valoras mi tiempo. Quiere decir que comprendes que el trabajo en equipo y la comunicación es como un juego donde la pelota va de un lado a otro con ritmo – como en un partido de ping-pong. Debes entender que entre más largo sea tu mensaje — es más probable que pospondré su lectura y no te contestaré. Tu largo mensaje es como una pelota de básquet rebotando en una mesa de ping pong. Eso está muy mal.

3. ¡Añade una firma a tu información de contacto! Si me obligas a buscar esa información, ya no me caíste bien. Te tardarás cinco minutos en hacer tu firma y eso demostrará que me tienes consideración y que sabes manejar una computadora.

4. ¡Revisa tu ortografía! Y si estás escribiendo un mensaje muy importante, imprímelo antes de enviarlo y léelo en voz alta. Así detectarás todos los errores.

5. Responde rápidamente los correos importantes. Si no puedes dar una buena respuesta inmediatamente, avisa que recibiste el mensaje y que contestarás en cuanto puedas.

6. Manda un aviso por Mensajería Instantánea, cuando envíes un correo importante. Si me mandas un correo que consideres urgente o sumamente importante, avísame por otro medio para asegurar que lo buscaré. Yo prefiero la mensajería instantánea, pero debes saber qué prefiere tu jefe (celular, mensaje de texto, etc.)

7. Escribe de nuevo, si no recibes una respuesta. Verificar si recibí el mensaje no es ninguna molestia – significa que eres responsable, que te interesa generar resultados y que no pones pretextos. Demuestra que comprendes que puedo recibir muchos correos o que me concentro en varias cosas a la vez y que necesito tu apoyo.

8. Usa el teléfono si el correo electrónico no funciona. Por favor no me digas que no recibiste una respuesta al mensaje que me enviaste y demás excusas. Toma el teléfono. Esto demuestra que sabes que el correo electrónico solo es una herramienta y no es la favorita de todo mundo, que tú harás el trabajo con los instrumentos que tienes a la mano según las circunstancias.

9. Controla tu correo aprendiendo los atajos que te ofrece tu teclado, al igual que los filtros. Esto demuestra que tienes un manejo eficiente del correo electrónico (es un elemento clave de nuestro trabajo hoy en día).

10. Comprende las preferencias de tu jefe respecto a lo que debe decirse en un correo, en un mensaje instantáneo, por Intranet/wiki/sistema de administración de proyectos. Pregunta cuáles son las preferencias de tu jefe respecto a quiénes debes copiar los mensajes y sobre qué asuntos. No te conviertas en esa persona que hace que los demás pierdan el tiempo leyendo cosas que no les incumben.

Puntos extra – nunca mandes un archivo adjunto cuando no hay razón que lo justifique. ¡Los archivos adjuntos son un desastre! De ser posible, en vez de copiar y pegar información en una hoja de Excel o en un documento de Word, pégala en el mismo correo.

La perfección se logra, no cuando no hay nada más que agregar, sino cuando no hay nada qué eliminar.

– Antoine de Saint-Exupery

trabajar con inteligencia  siguiente >

0saves
If you enjoyed this post, please consider leaving a comment or subscribing to the RSS feed to have future articles delivered to your feed reader.

Comments on this entry are closed.

  • http://www.facebook.com/rrestrepo3169 Rafael Andrés Restrepo

    To be honest, I have not encountered major embarrassment or failures using e-mail. I have not needed to use email professionally very often except for the occasional message to a counselor or teacher. However, I recently acquired a position in my organization, Society of Hispanic Professional Engineers (SHPE), at the University of Miami that requires me to be in constant contact with our members and other chapters, and the best way to reach a vast group of people is through email. I am the Public Relations Chair for my chapter and a Sub-Regional Student Representative at the regional level of the organization. Therefore, I am in charge of connecting and representing all of the schools in the South Florida Region of SHPE. These tips for writing effective emails will certainly help me as I carry out my job in the upcoming school year.

  • Jeremy Tran

    In an era where we are relying more on technology, this was
    truly an eye-opening article, full of advice practical for the increasingly
    competitive work environment. The most useful piece of information I found was
    to not be afraid to send another email if you don’t get a reply. I actually encountered an experience where sending a reminder email earned me a shadowing
    position with a surgeon.

    My university released a list of physicians willing to have
    students follow them while they cared for their patients, and a particular orthopedic
    surgeon caught my attention. I emailed the surgeon in hopes to arrange some
    sort of shadowing experience, but after several days, I received no reply. At
    first, I was hesitant to email him again thinking I would be a nuisance to him
    and his busy schedule. I thought to myself, perhaps he is just really
    preoccupied; I mean, he is a surgeon after all.

    However, I was really determined to shadow him for orthopedic
    surgery truly interested me. I eventually convinced myself to email him once
    again, asking if he had received my previous email. Although I was initially nervous
    about doing it, I received a reply from the doctor in a few days informing me
    that he had received my first email but merely hadn’t had the time to reply. But my second email reminded him to do so and he gladly invited me over to his
    clinic to shadow him. What I originally thought would be bothersome to the
    surgeon turned out to secure me this shadowing experience of a lifetime.

Follow latpro on Twitter visit our facebook page subscribe with RSS

Author Bio

avatar

Eric Shannon launched the first job board for bilinguals who speak English/Spanish in 1997 at LatPro.com. He still serves as CEO of LatPro Inc. and lives in Boulder, CO with his wife and two girls. Read more about Eric and LatPro here.